Theo Quy chế, nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử là: Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ; tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, đơn vị phải được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ các trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa có Hệ thống quản lý văn bản và điều hành kết nối, liên thông với nhau. Không phát hành văn bản điện tử trên hệ thống thư điện tử (email) khi văn bản được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; các cơ quan, đơn vị không phát hành văn bản giấy khi đã gửi văn bản điện tử được ký số, trừ các trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều này; Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc Trục liên thông văn bản quốc gia để xử lý theo quy định; các văn bản điện tử được gửi kèm văn bản giấy (văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại quy chế làm việc của Chính phủ; văn bản gửi các bộ, ngành theo danh mục quy định của các bộ, ngành; văn bản quy phạm pháp luật; văn bản, hồ sơ (gồm tờ trình hoặc văn bản báo cáo kèm theo đề án, dự án, dự thảo văn bản và các tài liệu cần thiết khác) trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, nhân sự, khiếu nại tố cáo không có tính chất mật).
Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 28 tháng 10 năm 2019 và thay thế Quyết định số 20/2007/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành quy chế sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành; Quyết định số 44/2014/QĐ-UBND ngày 08 tháng 10 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành quy định việc trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Hà Nam.
Xem chi tiết Quyết định, Quy chế tại đây.
