Với số lượng công chức của phòng hiện chỉ có 05 người, gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 03 chuyên viên. Số lượng công chức quá ít so với yêu cầu công việc. Tuy nhiên, bằng sự nỗ lực, cố gắng của từng thành viên trong phòng, phòng luôn đi đầu trong các hoạt động của cơ quan từ việc thực hiện nhiệm vụ chính trị đến các phong trào thi đua. Đặc biệt, phòng luôn gương mẫu trong việc học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh.
Năm 2018, với việc triển khai mô hình “Văn phòng không giấy" trong học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh do Chi bộ Sở Thông tin và Truyền thông phát động, Phòng Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin là một trong năm đơn vị trong cơ quan tham gia ký cam kết thực hiện mô hình và đã hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ đã cam kết.
Phòng đã tuyên truyền, phổ biến, quán triệt đến toàn thể công chức về nội dung và nhiệm vụ thực hiện mô hình “Văn phòng không giấy". Việc phổ biến, quán triệt được thực hiện thường xuyên, bằng nhiều hình thức nhằm nâng cao nhận thức, tạo sự thống nhất về tư tưởng và hành động. Nghiêm túc thực hiện Quyết định số 44/2014/QĐ-UBND ngày 08/10/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về Quy định việc trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Hà Nam. Nghiêm túc thực hiện Quy chế làm việc của cơ quan quy định cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn; quan hệ công tác và chế độ làm việc; quy tắc ứng xử của cán bộ công chức, viên chức. Căn cứ vào chương trình công tác của cơ quan, của phòng, văn bản đến, các công việc đột xuất, phòng đã lập lịch công tác của đơn vị hàng tuần đúng thời gian quy định. Các công chức trong phòng đã xây dựng kế hoạch làm việc, lập lịch công tác của từng cá nhân trong ngày, hàng tuần một cách cụ thể, thiết thực, đúng thời gian quy định.
100% văn bản đến thuộc lĩnh vực của phòng đều được phân cụ thể đến mỗi công chức xử lý; 100% văn bản đi được dự thảo trên phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành (trừ văn bản mật).
Tham mưu ban hành văn bản đảm bảo chất lượng và tiến độ thời gian: Tuân thủ quy trình Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đã xây dựng; kiểm soát chặt chẽ thời gian thực hiện của từng công việc và so sánh với quy trình; phát hiện sai sót, tiến hành trao đổi thông tin để điều chỉnh, khắc phục kịp thời; thực hiện các hành động phòng ngừa khi có nguy cơ không đảm bảo tiến độ về thời gian.
Với 10 nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan năm 2018, trong đó Phòng Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin đảm nhận thực hiện 05/10 nhiệm vụ. Cụ thể là: Tham mưu ban hành Quy chế Quản lý, vận hành và sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng cấp II tỉnh Hà Nam; Quy chế Phối hợp tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích; Quy chế Quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số trong các cơ quan nhà nước tỉnh Hà Nam; giám sát, hướng dẫn thực hiện Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg ngày 19/10/2016 của Thủ tướng Chính phủ về việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích; đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan nâng cao chỉ số hiện đại hóa hành chính lĩnh vực công nghệ thông tin.
Với 06 nhiệm vụ đột xuất của cơ quan được UBND tỉnh giao năm 2018, trong đó Phòng Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin đảm nhận thực hiện 03/06 nhiệm vụ, cụ thể: Tham mưu ban hành Bộ tiêu chí đánh giá, xếp hạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Hà Nam; Chỉ thị về việc tăng cường hiệu quả khai thác, sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 trên địa bàn tỉnh; triển khai cung cấp chữ ký số cho lãnh đạo các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố.
Tất cả các nhiệm vụ trọng tâm và nhiệm vụ đột xuất được phân công, Phòng Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin đều thực hiện đảm bảo cả về chất lượng và tiến độ thời gian theo yêu cầu. Kết quả này góp phần quan trọng trong việc triển khai mô hình “Văn phòng không giấy" tại cơ quan, đồng thời góp phần không nhỏ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của Sở Thông tin và Truyền thông năm 2018. Nổi bật là việc tham mưu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh, chỉ số sẵn sàng cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin - truyền thông tỉnh Hà Nam được Bộ Thông tin và Truyền thông đánh giá xếp thứ 10/63 tỉnh, thành phố trong cả nước.
Cán bộ, công chức Phòng Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin triển khai thực hiện“Văn phòng không giấy"
Bên cạnh việc triển khai thực hiện mô hình “Văn phòng không giấy" trong phòng, các công chức của phòng còn thường xuyên hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan triển khai “Văn phòng không giấy" đạt hiệu quả. Kết quả cụ thể của mô hình đó là:
Đảm bảo khoa học, công khai, minh bạch và dân chủ, dễ dàng phân công, theo dõi tiến độ công việc. Mọi xử lý đều được ghi vết về thời gian và người xử lý nên quá trình điều hành rất công khai và dân chủ, tránh tình trạng tranh luận về nội dung và tiến độ những việc đã giao. Lãnh đạo cơ quan có thể dễ dàng phân công, giao việc tại bất cứ đâu có mạng Internet thông qua smartphone, máy tính bảng, máy tính. Văn bản đến, đi đều có thể được tham khảo trên mạng nên đỡ cho chuyên viên phải tìm văn bản hoặc gõ lại những thông tin đã có. Sự phối hợp giữa các đơn vị và các cá nhân tốt hơn do thông tin được công khai cho mọi người cùng biết. Việc báo cáo của doanh nghiệp trước đây chưa vào nề nếp. Từ khi áp dụng việc báo cáo trên mạng, việc gửi, nhận báo cáo đảm bảo đúng nội dung và tiến độ.
Tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm, điện thoại...: Do điều hành trên mạng nên kết quả xử lý được tận dụng triệt để trong quá trình dự thảo văn bản, không phải gõ lại, không phải giải thích dài dòng, đỡ tốn thời gian, công sức. Kinh nghiệm giải quyết công việc của các đơn vị và cá nhân được chia sẻ để mọi người cùng biết và học tập. Chi phí văn phòng phẩm giảm rất nhiều so với cách điều hành cũ. Do mọi thông tin đều có trên hệ thống của cơ quan nên cán bộ, công chức chỉ cần vào mạng là biết. Vì thế không cần tốn tiền điện thoại cho việc báo cáo có công văn đến hoặc các yêu cầu của cá nhân, đơn vị.
Ông Bùi Quang Cẩm - Phó Chủ tịch UBND tỉnh trao Bằng khen cho 01 cá nhân và Danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc" cho Phòng Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin
Với các thành tích xuất sắc mà Phòng Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin đã đạt được trong năm 2018, phòng đã được UBND tỉnh công nhận đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc"; được Chi bộ Sở Thông tin và Truyền thông biểu dương là tập thể tiêu biểu trong học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh. Trưởng phòng Bưu chính - Viễn thông - Công nghệ thông tin được Chủ tịch UBND tỉnh tặng Bằng khen về thành tích xuất sắc năm 2017-2018./.
