- Trình tự thực hiện:
Bước 1:
Các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thủ tục và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.
Bước 2:
- Các tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (số 90 đường Trần Phú, thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà Nam).
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì ra phiếu hẹn và trao cho người nộp;
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì Bộ phận tiếp nhận hướng dẫn cho người đến nộp hồ sơ bổ sung cho đầy đủ theo quy định.
Bước 3:
Phòng Ngoại vụ Văn phòng UBND tỉnh thẩm định hồ sơ, báo cáo Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
Đến ngày hẹn ghi trong phiếu hẹn, các tổ chức và cá nhân đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để nhận kết quả giải quyết.
- Cách thức thực hiện:
Nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Văn phòng UBND tỉnh Hà Nam.
- Thành phần, số lượng hồ sơ:
Thành phần:
* Các cơ quan khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương phải thực hiện theo quy trình sau:
- Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
- Có tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) trình Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương phê duyệt. Thời hạn trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
Đề án hoặc kế hoạch tổ chức cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo.
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có).
- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến).
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo.
- Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có).
- Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài.
- Nguồn kinh phí.
- Ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan (nếu có).
* Tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện theo quy trình sau:
Có kế hoạch tổ chức trình cấp có thẩm quyền nêu tại Khoản 2 Điều 3 của Quyết định 76/2010/QĐ-TTg phê duyệt. Thời hạn trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
Kế hoạch tổ chức cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo;
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);
- Hình thức và công nghệ tổ chức (Trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo;
- Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía nước ngoài, cơ quan phía Việt Nam, cơ quan tài trợ (nếu có);
- Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu có quốc tịch nước ngoài và đại biểu Việt Nam.
Sau khi nhận được kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, cấp có thẩm quyền lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan; ra quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của các tổ chức nước ngoài hoặc trình Thủ tướng Chính phủ nếu vượt quá thẩm quyền của mình. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
+ Các tài liệu liên quan đến hội nghị, hội thảo.
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
- Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức
- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: UBND tỉnh
+ Cơ quan trực tiếp thực hiện: Văn phòng UBND tỉnh Hà Nam.
- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính Văn bản cho phép của UBND tỉnh
- Lệ phí (nếu có): Không
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:Các cơ quan khi tổ chức hội nghị hội thảo phải thực hiện đầy đủ quy trình lấy ý kiến các cơ quan, địa phương có liên quan; trình cơ quan thẩm quyền đúng theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg, ngày 30/11/2010 của Thủ tướng chính phủ.
- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính: Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
